在物业管理的日常工作中，需掌握的常用文书主要有以下几种：通知、通报、报告、请示、函、会议纪要、总结、计划、下文的阐述，主要是针对物业管理行业的公文书写。
一、通知
通知是物业管理工作中应用最为广泛的一种文书，用于传达上级指示，公布、转发、报送有关文件，告知某些事项。
格式：
1、标题：可以直接用文种“通知”作标题，也可以用事项+文种作标题，例如：关于做好疫情防护的通知。
抬头：可以根据需要选择单位名称或个人姓名+尊称）例如：XX单位，XX业主。
正文：通知事项。
4、结尾落款：署名+日期，例如：XX物业服务中心年月日
二、通报
通报在物业管理工作中主要用于表彰先进个人或部门，批评个人错误，以及传达重要精神和情况。
格式：
标题：可以直接用“通报”作标题，也可以用事项+文种作标题，例如：关于XXX的通报。
2、抬头：根据正文内容可以选择表述，也可以不表述。
3、正文：通报事项。
4、结尾落款：署名+日期，例如：XX物业服务中心年月日
三、报告
在物业管理工作中，报告通常是下级向上级报告情况；分公司向总公司报告情况等。可一事一文，也可综合行文，可依据上级要求撰写、呈报，也可根据需要自行呈报，上级对此文种可不予批复批示。
格式：
1、标题：事项+文种，例如：关于4月份物业费用支出的报告。
2、抬头：根据正文内容可以选择表述，也可以不表述。
3、正文：报告事项，可另加附件，附件另附文件。
4、结尾：署名+日期，例如：公司财务部XXX、XXX物业项目年月日。
最下方可加注：主送：抄报：抄送：
四、请示
在物业管理工作中，请示适用于向上级领导、上级单位、上级公司的请求，要求一事一文，是工作实施前请求上级批复、批示的文种。请示和报告最大的区别就是请示的结尾有一个请上级答复的格式。
格式：
1、标题：事项+文种，例如：关于景观水泵外委维修的请示。
2、抬头：公司领导或上级公司。
3、正文：请示事项，正文结束另起一行，加上请示语，例如：妥否，请示、请领导批示等。可另加附件1，附件2等，附件目录位置在正文与署名之间。
4、结尾落款：署名+日期，例如：工程部XXX、XXX物业项目年月日。
最下方可加注：主送：抄送：
五、函
函是不相隶属的单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，也有向有关主管部门请求批准的。“有关主管部门”不是上级，而是平行的关系，此文种适用于工作业务不相隶属行政关系的供应商、外包单位等协作单位，函包括：联系函、请复函、请求函、答复函。
格式：
1、标题：事项+文种，例如：关于加快3号楼电梯维修进度的函。
2、抬头：单位名称，例如：武汉通达电梯维保公司。
3、正文：洽谈内容。
4、结尾落款：署名+日期，例如：XX物业管理有限公司年月日
六、会议纪要
物业管理工作的会议纪要，主用于记载和传达会议精神以及议定的事项。
格式：
1、标题：文种(会议纪要）。
2、抬头：
时间： 年 月 日 时
地点：××会议室
出席单位（人员）：
内容（议题）：
3、正文：会议内容简要。
4、结尾落款：署名+日期，例如：XX服务中心年月日
七、总结
物业管理工作的总结，按主体主要有个人总结，部门总结，分项目总结等。按时间有季度总结、年度总结等。定义同报告。
格式：
1、标题：事项+文种，例如：秩序维护部停车场管理工作总结。
抬头：无。
正文：事项总结的内容。其中基本要素有：
3.1：上一段时间的工作的成绩，存在的问题及不足；
3.2：取得成绩的体会、经验；
3.3：在结尾部分，对下一段时间的工作做一个简单的描述，提出思路。
结尾落款：署名+日期，例如：XXX(个人）XX部门年月日
八、计划
计划是物业管理工作中应用较多的文种，是对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定计划，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。
格式：
1、标题：单位（部门）＋时间＋文种，例如：工程部下半年工作计划。
2、抬头：无。
3、正文：计划内容。
结尾落款：署名+日期，例如：XXX(个人）XX部门年月日
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