所谓“痕迹管理”可以分为二个部分：一是做任何事情都要有文字记录；二是在现场要留下管理“痕迹”。
一、健全各项记录表格
我们物业服务人员整天忙忙碌碌，要是没有做好记录，日复一日、年复一年也不知道我们究竟做了些什么事情，日常管理记录表格可以将我们的管理“痕迹”记录下来；另一方面健全各项管理记录和表格也是为了发生事故后便于追溯，找出事故责任人和防止同样事故的再次发生，也是作为规避责任与风险的一种自我证明方式。
常用的必要记录表格有下面几种类型：
1、验收记录
各类设施设备交接验收记录表格，包括钥匙的移交清单等。设备验收时存在的问题记录在相应的《工程缺陷》表格中，并经施工方和业主方确认，以便整改以后的再验收或者设备出现故障时的责任追究。
2、运行记录
运行记录可以分为项目的运行记录和设备的运行记录二部分。项目运行记录包括如《业主（或租户）的入户登记表》、《业主（或租户）用电记录表》、《客户信息受理记录》、《现场施工人员登记表》等等除设备运行以外的记录表。设备运行记录包括物业设施设备在运行中的正常或异常，各类表计的读数记录表格等。如：《变电所值班运行记录》、《空调机房值班运行记录》、《中央控制室值班运行记录》、《突发事件记录及处理结果》等。
3、巡检记录
随着新项目越来越多自动化、智能化设备的应用，很多的设施设备处于自动运行、无人值守的状态，这就需要我们加强巡检，提早发现故障苗头、及时解决故障问题。如：《水泵房巡检记录》、《消防设备巡检记录》、《电梯日常巡视记录表》等等。
4、访客登记
建立访客登记制度，对进入本物业管理区域内的访客实施有效的管理和服务。关键和重要部位都应该设有《来访人员登记录》，如：服务前台、配电房、中央控制室等；
5、工作日志
各个部门（每个管理员）都要建立部门（自己）的《工作日志》，把这一天完成的主要工作，成绩和存在的问题等记录在案。把设备验收记录、运行记录、巡检记录和访客登记以外的事件记录在《工作日志》之中。
6、设备台账
各项目通过建立台账，使得设备的基础管理、设备使用、维护管理、设备的故障管理、设备的维修管理、设备的安全管理等一目了然，通过我们的管理，以靠近或者实现建筑物所配套的设施的70年使用寿命的目标。
二、完善现场标志标牌
我们的现场管理不只是搞好清洁卫生就可以了。曾遇到的一位业主是这样说的，在现场不留下管理“痕迹”，有没有物业公司管理一个样，说明你们的物业管理不到位，我们要做到让进来本区域的人一看就知道这里有物业在进行着有效的管理。要做到这一点其实并不难，这就需要我们完善现场的各类标识标牌。
1、制度上墙
各部门、各岗位有岗位职责、各设备房有管理制度都要做成标准式样悬挂在办公室和相应的设备房内。
2、设备编号
给设备编号并且制成铭牌贴在设备上。如：1AL1-4照明配电箱、高区1#水泵、3#喷淋泵等等，让使用者一目了然。
3、水管流向
生活水、消防水、空调水主要管路的流向用“”表明水的流向。
4、运行状态标志
运行和检修的设备都要挂上相应的运行状态标识，如：“开”、“关”、“常开”、“常闭”、“自动”、“禁止合闸，有人作业”等等。
5、设备管理和卫生包干都有责任人
设备上和卫生包干区域的责任人上墙（或贴在设备上），并且要落实检查制度。
6、区域设置警戒线
危险地带用黄黑相间的斑马线或者隔离栏设置为警戒线，无关人员不得进入警戒线内。如变压器室、高低压配电柜等。
7、进入现场施工人员应佩戴“施工证”
进入我们管理区域的现场的施工人员都应该知道本区域施工的相关规定和注意事项，签订“施工协议”，核发“施工证”，并要求佩戴接收检查。
8、标识和提示语
开关、调节器等给予标识或者提示。如：“配电室”“请随手关灯”等等。
9、临时维修指示牌
在设施设备进行维保或者维修过程中，在设备醒目处设置“维保工作进行中”、“维修中”等指示牌，提示用户本机暂停使用并注意安全。
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